Follow the leader: tips voor online leiderschap
De laatste corona-maatregelen zijn inmiddels al enige tijd opgeheven. Deze maatregelen hebben de afgelopen jaren een boost gegeven aan het thuiswerken, met blijvende impact. Velen van ons werken deels of volledig thuis, zelfs nu het niet meer hoeft. Hoewel we inmiddels wat gewend zijn geraakt aan thuiswerken, blijft het managen en motiveren van teams op afstand, zeker op de lange termijn, een uitdaging.
Op kantoor helpt een leider een gezamenlijke visie te creëren, te inspireren en motiveren, en een goede teamcultuur op te bouwen waarin doelen kunnen worden behaald. Een leidinggevende van een virtueel team moet hetzelfde bereiken, maar loopt daarbij tegen verschillende belemmeringen aan. Er is geen fysiek contact om in te kunnen schatten hoe het met iemand gaat en uit te vinden wat ze nodig hebben. Doordat niet iedereen op dezelfde momenten werkt of berichten beantwoordt, is het moeilijker voor teamleden om antwoord te krijgen op vragen of de juiste informatie te vinden. Sommige mensen vinden het thuis lastiger om zich te concentreren en weer anderen voelen zich sociaal geïsoleerd. Ook uit onderzoek blijkt: leidinggeven aan een virtueel team vergt meer tijd en moeite dan leidinggeven aan een gewoon team. Het thuiswerken vraagt dus om een verandering in management. Daarom hieronder enkele tips voor leiderschap van online teams.
1. GEEF VERTROUWEN
Als er minder fysiek contact is, is het logisch om te zoeken naar andere controlemechanismen. Dit werkt de productiviteit echter juist tegen. Probeer daarom niet alsnog manieren te vinden om dit te controleren, maar kijk in plaats daarvan naar resultaten die geleverd worden. Vertrouw het team en geef mensen de flexibiliteit om zelf invulling te geven aan hoe ze hun werk doen. Mensen autonomie geven komt de efficiëntie van het team ten goede. Stel daarbij wel realistische verwachtingen. Ook al is men inmiddels wat meer gewend aan thuiswerken, sommige dagen zal de productiviteit en efficiëntie heel begrijpelijk wat minder zijn.
2. WEES TRANSPARANT EN BEGRIPVOL
Zonder of met minder fysiek contact is het lastig om te peilen hoe het team zich voelt. Als teamleider is het wel belangrijk om hier goed van op de hoogte te zijn en hierop in te spelen. Als leidinggevende is het fijn als je teamleden transparant en open zijn over hoe het met ze gaat. Geef zelf het goede voorbeeld en ben transparant over waar jij moeite mee hebt. Door je kwetsbaar op te stellen, laat je zien dat het ook oké is voor anderen om dit te doen. Ze zullen zich zo eerder durven uitspreken. Geef ook aan dat je het fijn vindt als mensen bij je aankloppen als ze vragen hebben of zich niet gemotiveerd voelen, bijvoorbeeld. Wees er open over als je dit niet goed kunt inschatten en vraag ernaar. Zo weten mensen dat ze altijd om hulp kunnen vragen.
3. SPREEK REGELS VOOR COMMUNICATIE AF
Als fysiek contact beperkt of geen optie is, zijn er andere manieren om in contact te komen met collega’s. Bellen, mailen, videobellen, de WhatsApp groep of persoonlijke chatberichten. Maar moet een issue gepost worden op het interne platform of moet er contact worden opgenomen met een specifiek persoon via persoonlijke berichten? Wat moet er precies gedeeld worden, en wanneer? Werk je aan bestanden in de cloud, of worden ze pas geüpload als ze af zijn of gedeeld moeten worden? Niet elk medium is overal geschikt voor. Bovendien is het voor sommige dingen belangrijk dat iedereen op de hoogte blijft, terwijl andere zaken gemakkelijk één op één afgehandeld kunnen worden. Maak hierover binnen het team afspraken. Zo weet iedereen de benodigde informatie gemakkelijk en snel te vinden en kunnen ze zelfstandiger en productiever werken. Zo worden ook dringende vragen snel beantwoord zonder dat mensen gestoord worden met onnodig veel berichten. Bespreek de gemaakte afspraken ook regelmatig, zodat deze kunnen worden bijgesteld als dat nodig is.
4. PLAN GEZELLIGHEID IN
Op kantoor is er normaal gesproken constante interactie, maar als iedereen thuis werkt is dat niet langer het geval. Het informele contact valt daardoor grotendeels weg. Maar informeel contact tussen collega’s is erg belangrijk voor een goede samenwerking. Zorg virtueel voor momenten van informeel sociaal contact, zodat mensen elkaar (blijven) leren kennen. Reserveer 10 minuten voor of na een meeting voor een kletspraatje. Spreek regelmatig één-op-één af met mensen. Plan eens in de zoveel tijd een borrel of laat pizza thuisbezorgen en eet samen online. Zo leren mensen meer over de interesses en sterke en zwakke punten van hun collega’s, en komt ook de sociale, menselijke kant van werken terug. Je stimuleert hiermee de verbinding binnen het team en geeft mensen een gelegenheid om te bespreken hoe ze zich voelen.
5. BRENG STRUCTUUR AAN IN HET WERKPROCES
Als iedereen de flexibiliteit heeft om thuis te werken en zelf zijn of haar werkdag in te richten, is het fijn om toch enige gezamenlijke structuur te hebben. Je kunt je team die structuur bieden door routines in de werkweek in te plannen. Zo kun je elke dag een korte meeting houden aan het begin van de dag om de vooruitgang te bespreken en om te zien hoe het met iedereen gaat. Je kunt ook aan het begin en einde van de week het team even samen laten komen. Zorg ook dat je mensen regelmatig eens persoonlijk spreekt. Zo krijgen ze de gelegenheid eventuele vragen en zorgen met jou privé te delen. Ook blijf je zo goed op de hoogte van wat er bij iedereen speelt, en verlies je het contact met je teamleden niet.
6. DE SITUATIE OMDENKEN
Hybride of thuiswerken biedt naast voordelen zoals kostenbesparing en flexibiliteit voor werknemers ook andere kansen. Als we kijken naar onderzoek naar virtuele teams van voor de crisis, vinden we dat virtuele teams innovatiever zijn door de flexibiliteit in werktijden en diversiteit.
Aangezien mensen in een virtueel team steeds op andere tijdstippen of dagdelen werken (asynchroon), kun je als virtueel team profiteren van een synchroon én asynchroon werkschema. Je bespreekt dingen in meetings samen, maar ook veel meer buiten meetings. Bijvoorbeeld wanneer je reageert op een berichtje zodra je de gelegenheid hebt of een nieuwe post schrijft op een moment van inspiratie. Daarnaast biedt het online werken ook opties voor het aantrekken van talent. Mensen van over de hele land of zelfs wereld kunnen in het team aansluiten. Zo kun je talent vinden van over de hele wereld in plaats van alleen in jouw buurt. Die diversiteit komt ook de innovatie ten goede doordat iedereen vanuit zijn eigen perspectief unieke toevoegingen kan geven.
Powered by:
